காப்பக ஆவணம் மற்றும் பதிவுகள் முகாமைத்துவத்திற்கான தேசியக் கொள்கை

அமுலுக்கு வரும் திகதி: 07.04.2025

பதிவிறக்கம்: காப்பக ஆவணம் மற்றும் பதிவுகள் முகாமைத்துவத்திற்கான தேசியக் கொள்கை (PDF, 1.8 MB)

இந்தக் கொள்கையின் உருவாக்கம், 1973 ஆம் ஆண்டு 48 ஆம் இலக்க தேசிய சுவடிக்கூடச் சட்டத்தைத் திருத்துவதற்கான குழுவின் ஆரம்ப விவாதங்களில் இருந்து தொடங்குகிறது. இந்தக் குழு புத்தசாசனம், மத மற்றும் கலாச்சார அலுவல்கள் அமைச்சரின் செயலாளரால் 22/1744/620/021 அமைச்சரவைத் தீர்மானத்தின்படி 21.11.2022 ஆம் திகதி அன்று நியமிக்கப்பட்டது. அதன்படி சட்டம் திருத்தப்படுவதற்கு முன்பு ஒரு தேசியக் கொள்கையை உருவாக்க வேண்டும் என்று பரிந்துரைத்தது.

குழு உறுப்பினர்கள்

i. திரு. நைஜல் நுககவல, செயற்பாட்டாளர் (தலைவர்)

ii. கலாநிதி நதீரா ரூபசிங்க, பணிப்பாளர் நாயகம், தேசிய சுவடிக்கூடத் திணைக்களம் (உறுப்பினர்)

iii. பேராசிரியர் ரோஹன் சமரஜீவ , முன்னாள் தலைவர், தகவல் மற்றும் தோடர்பாடல் தொழில்நுட்ப முகமை (ICTA) (உறுப்பினர்)

iv. திரு. பியதிஸ்ஸ ரணசிங்க, முன்னாள் பணிப்பாளர் நாயகம், தகவலறியும் உரிமைக்கான ஆணைக்குழு (உறுப்பினர்)

v. திரு. ரவீந்திர பிரியந்த லால் , விரிவுரையாளர், ரத்மலானை பல்கலைக்கழகக் கல்லூரி, தொழிற்கல்வி தொழில்நுட்ப பல்கலைக்கழகம் (உறுப்பினர்)

செல்வி சமிலா பிரியாங்கனி, தேசிய ஆவண காப்பக உதவி இயக்குணர்  குழுவின் இணைப்பாளராக பணியாற்றினார். பின்னர் தேசிய திட்டமிடல் துறையில் இருந்து ஒரு பணியாளரும் நியமிக்கப்பட்டார்.

வரைவுருவாக்க செயல்முறை

2023 ஜூலை மற்றும் ஆகஸ்ட் மாதங்களில் பகிரங்க அதிகாரசபைகள் (அமைச்சகங்கள், தொழில்நுட்ப நிறுவனங்கள், தேசிய அமைப்புகளுடனான இருதரப்பு சந்திப்புகள்) மற்றும் பொது மக்களுடன் (கொள்கை வரைவு குறித்த பொதுமக்கள் கருத்துகள்) ஆலோசனைகள் நடத்தப்பட்டன.

பொதுமக்களிடமிருந்து எழுத்துப்பூர்வ பதில்களின் அடிப்படையில், கண்டி, யாழ்ப்பாணம் மற்றும் கொழும்பில் பொதுக் கருத்துகேட்புக்கள் நடத்த திட்டமிடப்பட்டன. இருப்பினும், கண்டி மற்றும் யாழ்ப்பாணத்திலிருந்து எழுத்துப்பூர்வ சமர்ப்பிப்புக்கள் கிடைக்காததால், கொழும்பிற்கு திட்டமிடப்பட்ட பொது கருத்துகேட்பு மட்டுமே 25.08.2023 அன்று தேசிய ஆவணக் காப்பகத் துறையில் நடைபெற்றது.

கொள்கையின் ஆரம்ப பதிப்பு 09.11.2023 அன்று இறுதி செய்யப்பட்டது, இருப்பினும், தேசிய திட்டமிடல் துறையால் அறிமுகப்படுத்தப்பட்ட தேசிய கொள்கை வடிவமைப்பின்படி கொள்கை திருத்தப்பட வேண்டும் என்று தேசிய ஆவணக் காப்பகத்திற்குத் தெரிவிக்கப்பட்டது. அதன்படி, அத் துறையிலிருந்து பணியாளரான செல்வி ஹர்ஷனி விஜெசிங்க குழு உறுப்பினராக நியமித்து இந்தக் கொள்கை 11.12.2024 அன்று தீர்மானிக்கப்பட்டது. 

அமைச்சரவையினால்  சம்மதம் 07.04.2025 அன்று தெரிவிக்கப்பட்டது.

தேசிய கொள்கைக்கான பகுத்தறிவு

இந்த முகாமைத்துவத் துறையில் ஒரு தேசியக் கொள்கையை முந்தைய எந்த அரசாங்கமும் அறிமுகப்படுத்தியதில்லை, இது பல தசாப்தங்களாக செயலற்ற தன்மை, முன்னுரிமை இழப்பு மற்றும் காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் முகாமைத்துவத் துறையின் முக்கியத்துவம் குறித்த தெளிவின்மைக்கு பங்களித்தது. பல்வேறு பகிரங்க அதிகாரசபைகளால் பதிவுகள் முகாமைத்துவ வழிகாட்டுதல்கள் வெளியிடப்படுவதால், முரண்பட்ட ஆலோசனைகள் மற்றும் வழிகாட்டுதல்களின் அபாயத்தை அதிகரிக்கிறது, இது பதிவுகளை தவறாக நிர்வகிப்பதற்கு வழிவகுக்கிறது.

பொது பதிவுகளின் முறையான முகாமைத்துவத்துக்கு ஒரு ஒத்திசைவான பார்வை மற்றும் செயலை இயக்க போதுமான வளங்களைக் கொண்ட ஒரு வலுவான அதிகாரம் தேவைப்படுகின்றது.

தேசிய கொள்கையின் முக்கியத்துவம்

பொதுப் பதிவுகளின் முறையான முகாமைத்துவம் நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட மற்றும்  திறமையான பொது நிர்வாகத்தின் அடித்தளம் ஆகும். நன்கு பராமரிக்கப்படும் காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள், செயல்திறன் கண்காணிப்பு மற்றும் மேம்பாடுகள் மூலம் திறமையான அரசாங்க திட்டமிடலுக்கு அனுமதிக்கின்றன.

காப்பகங்கள் மற்றும் பதிவுகள் வணிகங்கள் தொடர்பான தகவல்களை (நில உடைமை, அறிவுசார் சொத்துரிமைகள், ஒப்பந்தங்கள் போன்றவை) கொண்டிருக்கின்றன, எனவே மதிப்புமிக்க வணிக அறிவைப் பாதுகாக்கின்றன, மேலும் சட்ட மற்றும் நிர்வாக செயல்முறைகளில் பயன்படுத்தப்படும் பதிவுகளையும் பாதுகாக்கின்றன. சீராக இயங்கும் பதிவு முகாமைத்துவம் மற்றும் தேசிய ஆவணக் காப்பக அமைப்பு, மிகவும் திறமையான பொது சேவைக்கு வழிவகுக்கிறது.

திறமையற்ற பதிவு பராமரிப்பு நடைமுறைகள், தரப்படுத்தப்பட்ட நடைமுறைகள் இல்லாமை மற்றும் போதுமான வளங்கள் இல்லாமை ஆகியவற்றின் மூலம் நிறுவன நினைவாற்றல் இழப்பைத் தவிர்க்க பொறுப்பான நிர்வாகம் மற்றும் பொறுப்புக்கூறல் சூழலை உருவாக்குவதே இந்தக் கொள்கையின் நோக்கமாகும்.

சமூக குணப்படுத்துதல், நல்லிணக்கம் மற்றும் உண்மையைத் தேடும் செயல்முறைகளின் பாதைகளைத் தொடங்குவதற்கு, பாகுபாடு இல்லாத மற்றும் திறமையான காப்பகங்கள் மற்றும் பதிவு முகாமைத்துவம் அவசியம்.

பொது காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவுகள் தொடர்பான அணுகல் மற்றும் வெளிப்படைத்தன்மையை அதிகரிக்கும் பொருட்டு, உலகளாவிய காப்பக ஆவணங்கள் மற்றும் பதிவு முகாமைத்துவ தரநிலைகளை பூர்த்தி செய்ய இந்தத் துறையில் புதிய தொழில்நுட்பங்களை தழுவுவதை இந்தக் கொள்கை ஊக்குவிக்கிறது.