நீங்கள் ஆராய்ச்சி அறைக்குள் பிரவேசிப்பது எப்படி?

நீங்கள் இலங்கை தேசிய ஆவண காப்பகத்தில்  ஆராய்ச்சிப் பணியொன்றை ஆரம்பிக்கத் தயாரா? அதன்பொருட்டு உங்களுக்கு இ்ந்த விதிமுறைகள் மிகவும் பயனுள்ளவையாக அமையும்.

• நீங்கள் 18 வயதிற்கு மேற்பட்டவராக இருத்தல் வேண்டும். 18 வயதுக்குட்பட்டவர்கள் யாரும் பாதுகாவலர் இல்லாமல் உள்ளே நுழைய முடியாது.
• நீங்கள் தேசிய ஆவணகாப்பகத்தின் ஆராய்ச்சி அறைக்குமுதல் தடவையாக வருவதாயின்அல்லது உங்களின் ஆரராய்ச்சி அறைஅனுமதிப் பத்திரத்தை புதுப்பிக்க வேண்டுமாயின் உங்கள் தேசிய அடையாள அட்டையின் அல்லது வெளிநாட்டுக் கடவுச்சீட்டின் பிரதியொன்று அவசியமாகும். (தயவுசெய்து உங்கள் வெளிநாட்டு கடவுச்சீட்டின் பிரதியை கொண்டு வந்து நுழைவாயிலில் உள்ள முன் மேசையில் ஒப்படைக்கவும்.)
• நீங்கள் எல்லாவேளைகளிலும் அணிந்திருக்கவேண்டியவிருந்தினர்களின் அனுமதிப்பத்திரத்தை பெற்றுக்கொள்வதற்காக வரவேற்புப் பிரிவிடம் அடையாள அட்டையொன்றை (வெளிநாட்டு கடவுச்சீட்டு, சாரதி அனுமதிப்பத்திரம், அரசாங்க அடையாள அட்டை அல்லது  நிழற்படமொன்று மற்றும் தேசிய அடையாள அட்டை இலக்கத்தைக்கொண்ட வேறு அடையாளஅட்டையொன்று) சமர்ப்பித்தல் வேண்டும்.
• மக்கள் தொடர்பு அலுவலகத்திற்கு செல்க.
• வாசகர் அனுமதிப் பத்திரத்தைபெற்றுக்கொள்வதற்கான விண்ணப்பப் பத்திரத்தில் ஆராய்ச்சி அறையை பாவிக்க அவசியமான காலத்தைக் குறிப்பிடவும். உங்களால் ஜனவரி 01 முதல் டிசம்பர் 31 வரை முடிவடையும் ஒரு வருட நுழைவு அனுமதிப்பத்திரத்தை பெற்றுக்கொள்ள இயலும்.
• மக்கள் தொடர்பு பிரிவினால் உங்களுக்கு வாசகர் அனுமதிப் பத்திரமொன்றும் டிக்கெற் ஒன்றும் வழங்கப்படும். இந்த ஆராய்ச்சி விதிமுறைகளை வாசித்தறிந்து விளங்கிக்கொண்ட பின்னர் உங்களுக்கு கிடைக்கின்ற அனுமதிப் பத்திரத்தில் கையொப்பமிடும் வரை அந்த அனுமதிபத்திரம் செல்லுபடியாகாது.
• இப்போது நீங்கள் ஆராய்ச்சி அறைக்குள் பிரவேசிக்கலாம். பாதுகாப்பு பிரிவிடமும் பணியாளர்களிடமும் சமர்ப்பிப்பதற்காக வாசகர் அனுமதிப்பத்திரத்தை நிதமும் கைவசம் வைத்திருங்கள்.
• பாதுகாப்பு பிரிவினால் உங்களின் பயணப் பைகள் மற்றும்வேறு பிரத்தியேக பொருட்களை வைப்பதற்கான இரும்புப் பெட்டிகளின் திறப்புகள் வழங்கப்படும். நீங்கள் ஆராய்ச்சிக்காக கொண்டுவருகின்ற  மற்றும் அங்கிருந்து வெளியில் கொண்டுசெல்கின்ற  அனைத்துப் பொருட்களையும் பாதுகாப்பு பிரிவினரிடம் காட்டுதல் வேண்டும். விசேட தேவைகளின் நிமித்தம் உங்களின் பயணப்பைகளும் ஏனைய பிரத்தியேகப் பொருட்களும் சோதனையிடப்படுமென்பதைதயவுடன் கவனிக்கவும்.
• ஆராய்ச்சி அறையின் பணியாளர்களிடம் டிக்கெற்றை கொடுக்கவும்.
• வரவுப் பதிவேட்டில் பதிவுசெய்து கொள்க. நீங்கள் ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்யாவிட்டாலும் ஆராய்ச்சி அறைக்கு வருகின்ற ஒவ்வொரு தினத்திலும் இந்த பதிவேட்டில் கையொப்பமிடல் வேண்டும்.

ஆராய்ச்சி அறைக்குள் உணவுபான வகைகள்  அல்லது நீரைக்கொண்டு செல்வதை தவிர்த்துக்கொள்க. 

 நீங்கள் ஆராய்ச்சி அறைக்குள்  எவற்றை எடுத்துச் செல்லலாம்?

• , குறிப்புப் புத்தகம், பிற கடதாசி    மற்றும் உருப்பெருக்காடி  (magnifying glass) என்பவற்றை கொண்டுவர உங்களுக்கு அனுமதியுண்டு.  கோப்பு உறைகளை கொண்டுவருவதை தவிர்க்கவும்.
• உங்களுக்கு வழங்கப்பட்ட இரும்புப் பெட்டியில் உங்களின் பயணப் பைகள், மடிக்கணினிப் பைகள்  மற்றும்  உறைகளை வைக்கலாம்.
• ஆராய்ச்சி அறைக்குள் நீங்கள் கொண்டுவருகின்ற வெளியிடப்பட்ட புத்தகங்களை பாவிக்க வேண்டுமாயின் ஆராய்ச்சி அறைக்கு முன்புறத்தில் உள்ள பாதுகாப்பு அலுவலர்களின் அங்கீகாரத்துடன் மாத்திரம் ஆராய்ச்சி அறைக்குள் எடுத்துச் செல்லலாம்.
• உங்களின் மடிக் கணினி, டெப்லற் கருவி  மற்றும் கையடக்கத் தொலைபேசியை எடுத்துச் செல்ல இயலும். தயவுசெய்து தொலைபேசி மற்றும் கணினியின்  ஒலி ஆராய்ச்சி அறைக்குள் செயலிழக்கச் செய்யப்பட்டுள்ளது  என்பதை உறுதிசெய்து கொள்க. ஆராய்ச்சி அறைக்குள் தொலைபேசி அழைப்புகளை பெற்றுக்கொள்வதை தவிர்க்கவும்.
•  நீங்கள் புகைப்படம் எடுப்பதற்கான கட்டணம் செலுத்தியுள்ளவிடத்து உங்களின் புகைப்படக் கருவியை எடுத்துச் செல்ல இயலும். புகைப்படக் கருவியின் மின்வெட்டொளி (ப்லேஸ்)மற்றும் ஒலியை செயலிழக்கச் செய்விக்கவும்.
• , கத்தி  மற்றும் பென்சில் தீட்டும்  சாதனம் போன்ற   கூர்மையான சாதனங்களை  எடுத்துச் செல்ல இயலாது.  

நீங்கள் பரிசீலனை செய்வதற்கான ஆவணங்களை கோருவதெப்படி?

• ஆராய்ச்சி நடவடிக்கைகளுக்கான வழிகாட்டல்களை பெற்றுக்கொள்வதற்காக ஆராய்ச்சி அறை உத்தியோகத்தர்களிடம் முன்வைப்பதற்கான சிக்கல்கள் உங்களிடம் இருக்கக்கூடும். தேசிய ஆவணகாப்பகஅலுவலர்களுக்கு கிடைக்கத்தக்கதாக உள்ள காலத்திற்கிணங்க நாங்கள் உங்களுக்கு உதவிபுரிய எந்நேரமும் முயற்சி செய்வோம். அடிப்படையில் விசாரிப்பதற்கான மூன்று வழிகாட்டல்கள் எம்மிடம் உள்ளன.

• எம்மால் அடிக்கடி தேடலுக்காக பாவிக்கப்படுகின்ற ஏதேனும் திட்டவட்டமான கட்டணங்களுக்கு கட்டுப்படுகின்ற ஆவணத் தொகுதிகள் உள்ளன.
• எம்மிடமுள்ள ஆவணங்களின் இயல்பு, அளவு மற்றும் அவை உங்களின் அவசியப்பாட்டுக்கு ஏற்புடையதாகின்ற விதம் பற்றி விளக்கமளிக்க இயலும்.
• உங்களின் ஆராய்ச்சிக்கு அவசியமான தகவல்களைப் பெற்றுக்கொள்வதற்கான ஆராய்ச்சிகளை மேற்கொள்ள வேண்டியது உங்களின் பொறுப்பாகும்.

• ஆவணங்களின் தோற்றுவாய் பற்றிய கோட்பாட்டினை அடிப்படையாகக்கொண்டே ஆவணங்கள் வரிசைப்படுத்தப்பட்டுள்ளன. ஆவணம் பிறந்த நிறுவனம் அல்லது ஆள் என்பதே அதன் மூலமாக கருதப்படுகின்றது.
• காணி ஆவணங்கள் அல்லது இரகசியமான ஆவணங்கள் போன்ற பரிசீலனை மட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்கள் தொகுதியொன்றே உங்களுக்கு தேவைப்படுமாயின் அதற்கான அனுமதியைக் கடிதம் மூலமாக பெறல் வேண்டுமென்பதோடு ஆராய்ச்சி அறையில் மேற்படி ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்வதற்காக ஒதுக்கப்பட்டுள்ள மேசை மீது மாத்திரம் இடமளிக்கப்படும். பிரிவுப் பொறுப்பதிகாரியின் அனுமதியின் கீழ் மாத்திரம் மேற்படி ஆவணங்களை பிறிதொரு மேசையில் வைத்து பரிசீலனை செய்ய இயலும்.
• எமது நூலகமானது சுவடிகள் தோற்றுவாய்களை பரிசீலனை செய்வதற்கான இணைப்பாக்க நிறுவனமேயன்றி சாதாரண நூலகமொன்றாக சேவைகளை வழங்குவதில்லை. பொதுவான பரிசீலனைக்காக தேசிய நூலக மற்றும் ஆவணமாக்கல் சேவைகள் சபை அல்லது கொழும்பு தேசிய நூதனசாலை நூலகத்தை பாவிக்க இயலும்.
• உங்களுக்கு அவசியமான ஒவ்வோர் ஆவணத்திற்காகவும் வெவ்வேறான விண்ணப்பங்களை சமர்ப்பித்தல் வேண்டும். இந்த விண்ணப்பப் பத்திரங்கள் உங்கள் மேசை மீது வைக்கப்பட்டுள்ளன. அதில் அவசியமான தகவல்கள் அனைத்தையும் தெளிவாக பூர்த்திசெய்தல் வேண்டும்.
• ஒரு தடவையில் மூன்று ஆவணங்களையே கோர இயலும். இயலுமானவரை சீக்கிரமாக மேற்படி ஆவணங்களை உங்களுக்கு வழங்க நாங்கள் முயற்சி செய்வதோடு, பாதுகாப்பான நிலைமைகளின்கீ ழ் ஆவணங்கள் வைக்கப்பட்டுள்ளமையால் அவற்றை வழங்குதல் ஓரளவு தாமதிக்கக்கூடும். தாமதங்களை குறைத்துக்கொள்வதற்காக  பெற்றுக்கொண்ட மூன்று ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்வதை நிறைவுசெய்ய முன்னர் பரிசீலனை செய்வதற்காக வேறு ஆவணங்கள் அவசியமெனில் நீங்கள் அடுத்ததாக அவசியப்படுகின்ற மூன்று ஆவணங்களுக்கான விண்ணப்பத்தை சமர்ப்பிக்கலாம்.
• நீங்கள் ஒரு நாளில் ஆறுக்கு மேற்பட்ட ஆவணங்களை கோருவதாயின் மேற்படி மேலதிக வகையினங்களை விநியோகிப்பதற்காக பணக் கொடுப்பனவொன்றினை செய்யவேண்டும். ஏற்புடைய கட்டணங்கள் பற்றி ஆராய்ச்சி அறை அலுவலர்களிடம் விசாரித்தறியலாம்.ஆராய்ச்சி அறையிலும் நூலகத்திலும் வைக்கப்பட்டுள்ள புத்தகங்களுக்காக கட்டணம் அறவிடப்படமாட்டாது.
• நீங்கள் கோரியுள்ள ஆவணங்கள் ஆராய்ச்சி அறைக்கு கொண்டுவரப்பட்டதும் உங்கள் மேசைக்கு எடுத்துவரப்படும்.

நிழற் பிரதிகளை எடுக்க இயலுமா?

• வருடுவதற்காக (ஸ்கேன்) அல்லது புகைப்படம் எடுப்பதற்காக கோருகையில் முதலில் ஆராய்ச்சி அறை பொறுப்பதிகாரியிடம் வேண்டுகோள் விடுத்து ஆவணங்கள் புகைப்படமெடுக்கவோ அல்லது ஸ்கேன் பண்ணவோ பொருத்தமான நிலையில் காணப்பட்டால் அதற்கான விண்ணப்பக் கட்டணம் பற்றி விசாரிக்கவும்.
• வருடுவதற்காக (ஸ்கேன்)அல்லது புகைப்படமெடுக்க அவசியமான பக்கங்களை சரியாக கொடியிட்டு அடையாமிடுக.
• ஒவ்வொரு நாளிலும் பிற்பகல் 3.00 மணிக்கு முன்னராக மக்கள் தொடர்பு பிரிவில் கட்டணம் செலுத்தவேண்டும்.
• புகைப்படம் எடுக்க முன்னராக அதற்கான கட்டணம் செலுத்தி பெற்றுக்கொண்ட பற்றுச்சீட்டினை ஆராய்ச்சி அறைப் பொறுப்பதிகாரியிடம் சமர்ப்ப்பித்தல் வேண்டும்.
• மின்விட்டொளியை ( Flash) பாவிக்க வேண்டாம்.

நீங்கள் ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்வதற்கான கோரிக்கையை எவ்வாறு விடுப்பது?

• நீங்கள் கோரியுள்ள ஆவணங்களை பிரிசீலனை செய்து முடித்ததும் உடனடியாக அவ்வாவணங்களை ஆராய்ச்சி அறையின் உத்தியோகத்தர்களிடம் மீள ஒப்படைக்க வேண்டுமென்பதோடு, அதுவரை நீங்கள் ஆவணங்கள் தொடர்பில் பொறுப்பு வகிக்கவேண்டும். அளவில் பெரிய ஆவணங்களை கையாள்வதற்காக அலுவலக உதவியாளர்களின் உதவியை நாடலாம்.
• எதிர்வரும் நாட்களில் ஒரே ஆவணத்தை மீண்டும் பரிசீலனைசெய்ய தேவையெனில் அவ்வாணங்களில் ‘R’ அடையாளம்கொண்ட கொடிகள் மூலமாக அடையாளமிட்டு  பிரிவுப் பொறுப்பதிகாரிக்கு விழிப்புணர்வூட்ட வேண்டும்.  விசேட அனுமதி பெறப்பட்டால் மாத்திரம் அவ்வாவணங்கள் இரண்டு நாட்களுக்கு மாத்திரம் தேக்கிவைக்கப்படும்.
• ஆவணங்களுக்காக விடுக்கப்படுகின்ற கோரிக்கைகள் பி.ப. 3.30 மணிக்கு முன்னராக முன்வைக்கப்படல் வேண்டுமென்பதோடு அனைத்து ஆவணங்களும் பி.ப. 4.00 மணியளவில் மீள ஒப்படைக்கப்படல் வேண்டும்.
• பாதகமாக பௌதீகத் தரம் அல்லது ஏதேனும் விசேட பெறுமதிகொண்ட ஆவணங்கள் சிறப்பு மேற்பார்வையின் கீழ் பரிசீலனை செய்யப்படல் வேண்டும். அது சம்பந்தமான இறுதி முடிவு தேசிய ஆவணகாப்பக பணிப்பாளர் நாயகத்தினால் எடுக்கப்படும்.
• தரவுத் தளத்தில் பிரவேசிப்பதற்காக மாத்திரமே பொது நுழைவுக் கணினிகள் வழங்கப்பட்டுள்ளன.
• மேசைமீது அல்லது ஆவணத்தாங்கி மீது கிடையாக ஆவணங்கள் விரிக்கப்படல் வேண்டுமென்பதோடு கைகளில் ஆவணங்களை தாங்கிக்கொள்ளல் ஆகாது. ஆவணங்களை வைக்கையில் முழுமையாகவே ஆவணத்தை தாங்குவதற்கான சாதனம் பாவிக்கப்படல் வேண்டும்.
• ஆவணங்களினதும் கோப்புகளினதும் பக்க வரிசைக்கிரமம் பாதுகாக்கப்படல் வேண்டுமென்பதோடு பக்க வரிசைக்கிரமம் மாறியுள்ள வேளைகளில் நீங்கள் அவற்றை மீளமைக்க முயற்சி செய்யாமல் அது பற்றி பணியாளர்களுக்கு விழிப்புணர்வூட்ட வேண்டுமென்பதை தயவுடன் கவனத்திற்கொள்க.
• பக்க வரிசைக்கிரமத்தை ஒழுங்கமைப்பதற்காக ஆவணங்களை மேசைமீது தட்டவேண்டாமென்பதோடு கைகளால் மாத்திரம் பக்களை ஒழுங்கமைக்கவும்.
• ஆவணத்திற்கு ஏதேனும் சேதமேற்பட்டிருப்பின் அவற்றைப் பேணலுக்காக அனுப்பிவைக்கும் பொருட்டு பணியாளர்களுக்கு விழிப்புணர்வூட்டுக. ஆவணத்திற்கு ஏதேனும் திடீர் அனர்த்தம் ஏற்பட்டால் அதனை உடனடியாக அறிவிக்கவும்.
• ஆவணத்தின்மீது சுவடு வரைபடத்தாள்களை வைத்து பிரதிபண்ண முய்றசிசெய்ய வேண்டாம்.
• தேசிய ஆவணகாப்பகத் திணைக்களத்தில் வைக்கப்பட்டுள்ள எந்தவோர் அறிக்கை, கையெழுத்துப்பிரதி அல்லது ஆவணத்திற்கு நீங்கள் சேதம் விளைவித்தால்  அல்லது சேதம் விளைவிக்க முயற்சிசெய்தால் தேசிய ஆவணகாப்பகச் சட்டத்திற்கிணங்க அதாவது 1973 இன் 48 ஆம் இலக்க  தேசிய ஆவணகாப்பகச் சட்டத்தின் 17(1)  பிரிவின் கீழ்  தண்டனை வழங்கப்படக்கூடிய குற்றமாக அமையும்.

 நீங்கள் எவ்வாறு ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்ய வேண்டும் ?

• ஆவணங்களை இயலுமானவரை குறைவாக பரிசீலிக்கவும். மூலச் சுவடிகளையும் பிற ஆவணங்களையும் பரிசீலனை செய்கையில் எப்போதும் கவனமாக நடந்துகொள்ளவும்.
• எக்காரணத்தின் நிமித்தமும் மூல ஆவணங்கள் மீது எழுதவோ அடையாளமிடவோ ஆகாது.
• ஆராய்ச்சி அறைக்கு வெளியே ஆவணங்களை எடுத்துச் செல்லல் ஆகாது.
• கிறீம் மற்றும் பூச்சு வகைகள் ஆவணங்களின் பௌதீகத் தரம் அழிவடையக் காரணமாக அமைவதால் ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்கையில் உங்களின் கைகளை கிறீம் மற்றும் பூச்சு வகைகள் அற்றதாக வைத்திருத்தல் தொடர்பில் கவனஞ் செலுத்தவும்
• ஆவணங்களின் பக்கங்களை புரட்டுகையில் விரல்கள் மீது நீர் அல்லது உமிழ்நீர் படுவதைத் தவிர்த்துக் கொள்க.
• எல்லாவேளைகளிலும் பென்சில் பாவிக்கப்படல் வேண்டுமென்பதோடு ஒருபோதுமே marker pen, அழிறப்பர்  அல்லது அழிக்கும் திரவம் பாவிக்கப்படலாகாது.  பென்சில் தீட்டுவதற்காக ஆராய்ச்சி அறையில் வைக்கப்பட்டுள்ள கட்டரை (cutter) மாத்திரம் பாவிக்கவும்.
• பக்கங்களை அடையாளமிட ஒட்டுந்தன்மையுள்ள ஸ்ரிக்கரை (Post – It)  பாவிக்க வேண்டாம். அதன் பொருட்டு மேசைமீது வழங்கப்பட்டுள்ள   கடதாசி  கொடிகளை மாத்திரம் பாவிக்கவும்.   ஆவணங்களில் ஏற்கெனவே வைக்கப்பட்டுள்ள கொடி அடையாளங்களை  அகற்ற வேண்டாம். 
• பக்கங்களை புரட்டுகையில் ஆவணங்களுக்கு சேதமேற்படுத்தலாகாதென்பதோடு பக்கங்களை புரட்டு கையில் பக்கத்தின் வலதுபுற மேல் ஓரத்தில் பிடித்து கவனமாக புரட்ட வேண்டும்.
• ஆவணங்கள் மீது உங்கள் கைகளை வைத்தலாகாதென்பதோடு ஆவணங்கள் மீது வேறு எந்தவொரு பொருளையும் வைப்பதையும் ஆவணங்களுக்கிடையிலேனும் உங்களின் தனிப்பட்ட காகிதாதிகளை வைப்பதையும் தவிர்த்துக் கொள்க.
•  ஆராய்ச்சி அறையில் எந்த ஒருவரிடமும் ஏதேனும்பற்றி விசாரிக்கையில் அமைதியைப் பாதுகாக்க வேண்டுமென்பதோடு பிறருக்கு இடையூறு விளைவிக்காதிருக்கவும்.
• இந்த விதிகளுக்கு அமைவாக செயலாற்றப்படுவதை உறுதிசெய்ய வேண்டியது தேசிய ஆவணகாப்பக பணியாளர்களின் பொறுப்பாகும். நீங்கள் இந்த விதிகளை கடைப்பிடிக்கத் தவறினால் அது நீங்கள் பாவிக்கின்ற ஆவணங்களை பரிசீலனை செய்வதற்கு அனுமதி வழங்காதிருக்க அல்லது உங்களின் வாசகர் அனுமதி அட்டைசெல்லுபடிற்றதாக்கப்பட காரணமாக அமையும்.

தேசிய ஆவணகாப்பகத்தின் ஆராய்ச்சி அறை  திங்கள் முதல் வெள்ளி வரை  அலுவலகத் தினங்களில் முற்பகல் 9.00 மணி தொடக்கம் பிற்பகல்  4.00 மணி வரை ஆய்வாளர்களுக்காக திறந்து வைக்கப்பட்டிருக்கும்.